İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”), 14 Şubat 2025 tarihli Resmî Gazete’de yayımlandı. Bu yazımızda, Tebliğ ile şirketlerin karar defterleri ve pay defterlerinin elektronik olarak tutulmasına ilişkin getirilen yenilikleri ve bu defterleri tutmakla yükümlü şirketleri inceledik.
Tebliğ’in Kapsam ve Amacı
Tebliğ ile, şirketlerin muhasebe defterleri dışındaki ticari defterlerinin Ticaret Bakanlığı’nın (“Bakanlık”) bilgi sisteminde muhafaza edilecek bir Elektronik Defter Sistemi (“Sistem”) üzerinden tutulması öngörülmüştür. Belirli şirketler için bu defterlerin elektronik olarak tutulması zorunlu tutulurken, bu zorunluluğa tabi olmayan şirketlere ise ihtiyari olarak bu Sistem’den faydalanma imkânı tanınmıştır.
Elektronik Ortamda Tutulması Zorunlu Defterler
Tebliğ kapsamında elektronik ortamda tutulması zorunlu defterler; (i) pay defteri, (ii) yönetim kurulu karar defteri, (iii) müdürler kurulu karar defteri, (iv) genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak belirlenmiştir.
Yükümlülük Kapsamına Giren Şirketler
Tebliğ uyarınca 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren kurulacak tüm yeni şirketlerin, yukarıda sayılan defterlerini Sistem üzerinden dijital olarak oluşturması zorunlu hale getirilmiştir.
İlave olarak, kuruluş ve esas sözleşme değişiklikleri izne tabi aşağıdaki şirketlerin de mevcut defterlerini, Tebliğ’in yürürlük tarihi olan 1 Temmuz 2025 itibarıyla Sistem’e geçirerek elektronik tutması zorunlu tutulmuştur:
a. Bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktöring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri,
b. Sigorta şirketleri,
c. Anonim şirket şeklinde kurulan holdingler,
d. Döviz büfesi işleten şirketler,
e. Umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler,
f. Tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri,
g. Ürün ihtisas borsası şirketleri,
h. Bağımsız denetim şirketleri,
i. Gözetim şirketleri,
j. Teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri,
k. 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu’na tabi şirketler ve
l. Serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketleri.
Zorunluluk kapsamında olmayan şirketlerin ihtiyari olarak defterlerini Sistem’e taşıması mümkündür.
Elektronik Defterlerin Oluşturulması
Yükümlülük kapsamına giren şirketlerin fiziki defterlerini yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde Sistem’e geçirmesi gereklidir.
Halihazırda fiziki olarak tutulan defterlerin Sistem’e aktarılması için, şirketin bu doğrultuda alacağı bir kararla, fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmak amacıyla notere başvurması gerekmektedir. Başvuru sonucunda noter, işlemin elektronik deftere geçiş amacıyla yapıldığını belirterek fiziki defterlerin kapanış onayını gerçekleştirecek ve şirket adına Sistem’i kullanacak kişi bilgileriyle birlikte ilgili tanımlamayı yapacaktır. Bu işlemin tamamlanmasının ardından defterler, Sistem üzerinde aktif hale gelecektir.
Kuruluş itibarıyla defterlerini elektronik ortamda tutacak şirketlerin defterleri ise ticaret siciline tescil ile eş zamanlı olarak Sistem’de oluşturularak aktif hale getirilecektir.
Sistem’e geçiş yapan şirketlerin defterlerinin tamamını elektronik olarak tutması gereklidir. Ayrıca, defterlerini Sistem’de tutmaya başlayan şirketler tekrar fiziki defter tutamayacaktır.
Elektronik Defterlerin Hukuki Statüsü
Şirketlerin Tebliğ ile belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde Sistem üzerinde tuttukları elektronik defterler geçerli kanuni defterler olarak kabul edilecektir. Elektronik defterlere açılış ve kapanış onayı yaptırılması aranmayacaktır.
Elektronik defterlerin incelenmesi veya ibraz edilmesi gereken durumlarda Sistem’den indirilecek ve doğrulanabilen elektronik defter dosyası esas alınacaktır.
Sistem üzerinde oluşturulan defterlerin incelemeye sunulması veya yetkili makamlara ibrazına ilişkin sorumluluk şirkete ait olacaktır.
Her ne kadar elektronik ortamda yapılan işlemlerin tespitinde Sistem kayıtları esas alınacak olsa da Sistem kayıtlarına dayanak fiziki karar tutanaklarının da istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmesi gerekmektedir.
Değerlendirme
Tebliğ ile şirketlerin karar ve pay defterlerinin elektronik ortamda tutularak kurumsal yönetim süreçlerindeki dijital dönüşüm için önemli bir adım atılmıştır. Ayrıca defterlerin kaybolması veya çalınması riskinin de önüne geçilmiş olacaktır.
Sistem’in entegrasyonu ve yaygınlaşması neticesinde, şirket yönetim süreçleri daha verimli hale gelebilecektir.
Düzenleme, ilk aşamada yalnızca 1 Ocak 2026 tarihi itibarıyla kurulacak yeni şirketler ile regüle sektörlerde faaliyet gösteren ve kuruluşu izne tabi şirketler için zorunlu tutulmuş olsa da uygulamada yeknesaklığı sağlamak amacıyla uzun vadede bu zorunluluğun kapsamının genişletilmesi de ihtimal dahilindedir. Bu nedenle, Sistem’in ve yeni elektronik defter düzeninin tüm şirketler tarafından yakından takip edilmesi faydalı olacaktır.
ORTAK
Müşavvir Enerji / Elektrik Petrol ve Doğal Gaz Madencilik Taşımacılık ve Lojistik Kamu Özel İşbirlikleri ve İmtiyazlar İnşaat ve Altyapı Finansal Hizmetler Projeler ve Proje Finansmanı Bankacılık ve Finans Şirketler ve Ticaret Hukuku Sermaye Piyasası Hukuku Kamu İhale Hukuku Gayrimenkul Hukuku
AVUKAT
Avukat Tüketim Ürünleri Enerji / Elektrik Madencilik Savunma Şirketler ve Ticaret Hukuku Birleşme ve Devralmalar Dava ve Uyuşmazlık Çözümleri
STAJYER AVUKAT
Stajyer Avukat
Haberdar Olun
Yasal ve mevzuat hakkında güncel bilgilere sahip olmak için abone olun.
ÇAKMAK © 2024 | Tüm hakları saklıdır.